Perundangan

Dasar Privasi

Kemas kini terakhir: 2026-10-16

Data yang kami kumpulkan

•Akaun: e-mel, nama, pilihan bahasa yang disimpan untuk aplikasi dan e-mel transaksi, kata laluan yang dicincang (atau pengecam pembekal OAuth).

•Kedai/cawangan/outlet: TIN, BRN, kod MSIC, alamat, butiran hubungan, kelayakan klien LHDN (disulitkan AES-GCM semasa disimpan).

•Isian awal pendaftaran dari Zoho: apabila anda bersetuju pada langkah sambungan envoice dalam Zoho Books atau Zoho CRM, nama, alamat, e-mel dan nombor telefon organisasi anda dihantar ke envoice.my supaya borang pendaftaran dan borang kedai diisi untuk anda. Butiran ini disimpan selama 10 minit sehingga borang membacanya, dan hanya dikekalkan jika anda menyimpan borang itu.

•Invois: data e-Invois penuh yang dihantar kepada LHDN, termasuk TIN pembeli, IC (disamarkan dalam log), jumlah keseluruhan, item.

•e-Invois bil sendiri (contohnya daripada perbelanjaan atau bil Zoho Books, atau pesanan belian Zoho CRM): nama, ID (BRN, NRIC atau nombor pasport), TIN, alamat, e-mel dan nombor telefon pembekal, yang dibaca daripada sistem yang anda sambungkan atau dimasukkan dalam envoice. Butiran ini dihantar kepada LHDN hanya untuk memfailkan e-Invois bagi pihak anda, dan disimpan bersamanya.

•Salinan nyahpasang Zoho: jika anda menyahpasang sambungan envoice daripada Zoho Books atau Zoho CRM semasa envoice masih disambungkan, salinan yang disulitkan bagi butiran LHDN dalam medannya (TIN pembeli, nombor pengenalan seperti NRIC atau pasport, nombor pendaftaran SST, kod LHDN produk dan tanda penyatuan bulanan). Salinan ini disimpan hanya supaya pemasangan semula dapat memasukkan butiran itu semula.

•Apabila pentadbir Zoho CRM menukar tetapan envoice dalam Zoho CRM, envoice menyemak dengan Zoho bahawa mereka pentadbir dan merekodkan ID pengguna Zoho, nama dan e-mel mereka bersama perubahan itu dalam log aktiviti kedai. Apabila pengguna Zoho CRM membatalkan e-Invois dalam Zoho CRM, envoice menyemak dengan Zoho identiti mereka (ID pengguna Zoho, nama dan e-mel), membenarkannya hanya jika e-mel itu milik ahli kedai yang peranannya dibenarkan membatalkan e-Invois, dan merekodkan butiran tersebut bersama e-Invois yang dibatalkan.

•Sambungan Zoho CRM: apabila anda menyambungkan Zoho CRM, envoice membaca melalui API Zoho CRM, dan hanya semasa ia memfailkan, menyemak atau mencari dokumen, invois atau pesanan belian yang difailkan (nombor, tarikh, mata wang, item baris, amaun, cukai dan medan envoice padanya), Akaun, Kenalan atau Vendor berkaitan (nama, alamat, e-mel, telefon, TIN, jenis dan nombor ID seperti BRN, NRIC atau pasport, pendaftaran SST), Produk pada barisnya (nama, kod, klasifikasi LHDN dan jenis cukai), sebut harga, pesanan jualan dan urusan untuk semakan kesediaan, serta nama dan ID organisasi anda. envoice hanya menulis semula ke dalam Zoho CRM medannya sendiri (UUID MyInvois, pautan QR, imej QR, status dan jenis dokumen, serta TIN yang dicarinya), satu Nota pada invois atau pesanan belian bagi setiap hasil pemfailan, pemboleh ubah organisasinya, medan envoice itu sendiri dan, semasa Sekat suntingan dihidupkan, satu peraturan penguncian rekod. Data ini disimpan dalam pangkalan data envoice di Singapura (Vultr) bersama e-Invois yang difailkan, dan token Zoho disulitkan semasa disimpan. Apabila anda memutuskan sambungan, envoice membatalkan aksesnya di Zoho dan memadam token yang disimpan. Senarai penuh apa yang ditulis dan bila ada dalam panduan Zoho CRM di envoice.my/help/zoho-crm-connect.

•Permintaan akses dari Zoho Books: apabila anda log masuk dengan Zoho, Zoho berkongsi nama dan alamat e-mel anda dengan envoice untuk mencipta log masuk anda. Jika anda kemudian menggunakan sambungan envoice untuk organisasi Zoho yang dipautkan kepada kedai yang anda bukan ahlinya, envoice terlebih dahulu menyemak, melalui sambungan Zoho Books organisasi itu sendiri, bahawa e-mel anda milik pengguna aktif organisasi tersebut. Hanya selepas itu envoice merekodkan permintaan (pengguna anda, kedai dan ID organisasi Zoho) dan menunjukkan nama serta e-mel anda kepada pemilik kedai itu, yang akan meluluskan atau menolaknya. Tiada apa-apa daripada kedai dikongsi dengan anda sebelum kelulusan.

•Penggunaan: metadata sesi, alamat IP, ejen pengguna (pengekalan 90 hari). Di laman pemasaran, Cloudflare Zaraz mengira acara seperti tontonan demo, klik pelan dan topik pertanyaan, bersama bahasa halaman. Ia tidak menetapkan kuki, dan kandungan borang serta butiran hubungan tidak pernah disertakan. Ia tidak berjalan dalam aplikasi atau portal permintaan pelanggan.

•Bayaran pelan: apabila anda membayar pelan envoice, e-mel yang anda pilih untuk resit dan e-Invois, pelan, jumlah, status dan kaedah pembayaran, nombor resit dan, jika anda memberikannya, nama perniagaan atau nama peribadi, TIN, ID (BRN, NRIC, pasport atau nombor tentera), nombor SST dan alamat anda, yang digunakan hanya untuk mengeluarkan e-Invois LHDN anda. Nombor ID dan e-mel disulitkan semasa disimpan. Bagi perniagaan yang membayar melalui sebut harga dan invois: butiran syarikat, nama dan e-mel orang yang dihubungi, serta nombor pesanan belian.

•Pertanyaan: nama, e-mel dan maklumat yang anda berikan melalui borang hubungan atau sembang bantuan (seperti sistem semasa, jumlah invois dan mesej).

Cara kami menggunakannya

•Menghantar invois kepada LHDN MyInvois bagi pihak anda menggunakan kelayakan ERP berdaftar anda.

•Mencari TIN pembeli di LHDN MyInvois berdasarkan ID yang disimpan dalam sistem yang anda sambungkan atau dimasukkan dalam envoice (bersama nama pembeli jika ID sahaja tidak mencukupi), satu rekod pada satu masa atau secara pukal (contohnya dari Zoho CRM), dan menyimpan TIN sahaja ke dalam rekod tersebut. envoice tidak menyimpan salinan ID tersebut.

•Menghantar e-mel transaksi (pengesahan, tetapan semula kata laluan, amaran kadar penggunaan, pemberitahuan pengebilan) dalam bahasa pilihan anda apabila tersedia.

•Memaparkan analitik penggunaan anda pada papan pemuka.

•Mengukur penggunaan agregat demo, pilihan pelan dan pertanyaan yang berjaya pada laman pemasaran supaya kami boleh menambah baik laman.

•Menjawab dan menyusul pertanyaan yang anda hantar melalui borang hubungan atau sembang bantuan.

Pengekalan data

Data invois dikekalkan selama 7 tahun mengikut undang-undang cukai Malaysia. Log dan metadata sesi: 90 hari. Sandaran pangkalan data: salinan keseluruhan pangkalan data dibuat setiap malam dan disimpan dalam Cloudflare R2, dan 30 salinan terakhir dikekalkan, jadi data yang dipadam daripada perkhidmatan hilang daripada sandaran dalam masa 30 hari. Langganan yang dibatalkan mengekalkan data sehingga akaun dipadam oleh pengguna. Pertanyaan disimpan selagi kami berhubung dengan anda dan dipadam atas permintaan ke privacy@envoice.my. e-Invois bil sendiri, termasuk butiran pembekal di dalamnya, ialah data invois dan turut disimpan selama 7 tahun. Keputusan semakan TIN pukal dari Zoho CRM dipadam 30 minit selepas semakan tamat. Jika anda menyahpasang sambungan envoice daripada Zoho Books atau Zoho CRM semasa envoice masih disambungkan, kami menyimpan salinan yang disulitkan bagi butiran LHDN daripada medannya sehingga 30 hari. Kami memadamnya sebaik sahaja pemasangan semula memasukkan butiran itu semula, atau selepas 30 hari, yang mana lebih awal. Untuk memadamnya lebih awal, hantar e-mel ke privacy@envoice.my. Bagi Zoho CRM, jika sambungan itu masih dinyahpasang selepas 30 hari tersebut, envoice turut memadam medan envoice yang diciptanya dalam Zoho CRM anda melalui API (Zoho membuang medan yang datang bersama sambungan semasa nyahpasang), kemudian membatalkan akses Zoho CRMnya di Zoho dan memadam token yang disimpan, yang dikekalkan sehingga itu hanya untuk memadam medan tersebut. envoice tidak sekali-kali memadam rekod anda.

Hak anda (PDPA 2010)

Di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA 2010, Malaysia), anda mempunyai hak untuk mengakses, membetulkan, dan memadam data peribadi anda.

•Eksport: Muat turun salinan data anda dari Tetapan Akaun atau e-mel privacy@envoice.my.

•Padam: Pergi ke Tetapan Akaun dan gunakan pilihan Padam Akaun. Rekod invois dikekalkan selama 7 tahun mengikut undang-undang cukai Malaysia; semua data peribadi lain dialih keluar serta-merta.

•Betulkan: Kemas kini nama dan butiran hubungan anda terus dalam Tetapan Akaun. Untuk pembetulan kedai/cawangan/outlet atau TIN, hubungi privacy@envoice.my.

•Untuk kewajipan pemproses data B2B, lihat Perjanjian Pemprosesan Data kami.

Pihak ketiga (pemproses)

Kami berkongsi data hanya dengan pemproses yang membantu kami menjalankan perkhidmatan: LHDN MyInvois (penghantaran invois dan carian TIN), Stripe (pembayaran kad dan langganan), CHIP (pembayaran pelan envoice melalui FPX, kad dan e-dompet: CHIP menerima nama, e-mel pengebilan dan jumlah anda, dan memulangkan status pembayaran kepada kami. Butiran kad dimasukkan pada halaman CHIP dan disimpan oleh CHIP, tidak sekali-kali oleh envoice. Untuk pembaharuan automatik CHIP menyimpan token kad, dan envoice hanya menyimpan rujukan token serta jenama dan empat digit terakhir kad; mematikan pembaharuan automatik atau membatalkan pelan akan memadam token tersebut. Rekod bayaran pelan, resit dan e-Invois berkaitan disimpan selama 7 tahun sebagai rekod cukai), Resend (e-mel transaksi), Cloudflare R2 (storan PDF dan sandaran pangkalan data setiap malam) dan Cloudflare (penghantaran kandungan dan analitik laman pemasaran), Vultr di Singapura (pengehosan aplikasi dan pangkalan data), Sentry (pemantauan ralat), Anthropic (jawapan kepada soalan sembang bantuan), Zoho (e-mel perniagaan kami), dan Aplikasi, rakan kongsi Zoho kami, yang menerima salinan mesej yang dihantar ke support@envoice.my dalam meja bantuan Zoho Desk mereka untuk membantu menjawab permintaan sokongan. Untuk menjawab permintaan tersebut, kakitangan Aplikasi boleh melihat butiran akaun dan status dokumen yang terhad, dengan pengenal pembeli disembunyikan sebahagiannya, dan setiap paparan sedemikian direkodkan. Kami tidak sekali-kali menjual data anda atau berkongsi untuk pemasaran.

Pemindahan antarabangsa

Sebahagian pemproses di atas beroperasi di luar Malaysia (contohnya, pengehosan aplikasi dan pangkalan data di Singapura, serta perkhidmatan e-mel, pemantauan, dan pembayaran di AS atau EU). Apabila data dipindahkan ke luar negara, ia dilindungi oleh komitmen perlindungan data kontraktual pemproses tersebut.

Pegawai Perlindungan Data

Pegawai Perlindungan Data (DPO) kami menyelia pematuhan PDPA dan mengendalikan permintaan serta aduan berkaitan data. Hubungi DPO di privacy@envoice.my.

Pelanggaran data

Sekiranya berlaku pelanggaran data peribadi yang berkemungkinan menyebabkan kemudaratan ketara, kami akan memaklumkan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi dan mana-mana individu yang terjejas tanpa kelewatan yang tidak wajar, selaras dengan PDPA.

Tidak berafiliasi

Perkhidmatan ini tidak berafiliasi dengan atau diperakui oleh LHDN. Kami merupakan alat bebas untuk membantu anda mematuhi mandat e-Invois mereka.